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Édition des ressources documentaires – 13 février

Evaluation :
Vous êtes en charge d’un projet d’édition de ressources documentaires au sein de votre organisme. Élaborez un cahier des charges en tenant compte des spécificités du projet (de numérisation de documents, dématérialisation d’informations) et des critères vus en cours. Vous limiterez votre document à 5 pages.

Suite diaporama (page 14)

II) GED

Répondre aux problématiques de conservation dans le temps (obsolescence technologique et durée de vie des supports) et de disponibilité (et de droits d’accès)
 GED constitue un dispositif destiné à favoriser l’accès aux documents

A. GED vs SAE
GED = gère des documents qui peuvent évoluer ou être modifiés ; n’a pas vocation à gérer les documents dans le temps
SAE = gère des documents figés, fixés et non modifiables et auxquels sont attachées des durées de conservation

Une archive est définie par la loi ; juridiquement une archive doit remplir 4 conditions : l’intégrité, l’identification, l’intelligibilité et la pérennité.
Donc ça implique que si on veut faire de l’archivage, à un moment donné on doit passer de la GED au système d’archives électroniques et d’établir une politique d’archivage à savoir est-ce qu’il ya de la destruction de documents ou non ?
On peut cumuler GED et SAE dans un projet global d’information.

La SAE, on est davantage face à des exigences de sécurité. En général, c’est une longueur de traitement plus importante.
Un système GED permet la modification de documents et la destruction par les utilisateurs. Il comporte une structure organisée de stockage. C’est un système lié à la gestion quotidienne des documents pour mener des activités.
A l’opposé, un système SA interdit la modification des documents, interdit la destruction des documents en dehors d’un certain protocole, implique un contrôle rigoureux des durées de conservation, une structure rigoureuse de classement. Un SAE peut faciliter les tâches quotidiennes mais c’est aussi destiné à constituer un fonds sécurisé. Certains organismes ont besoin d’avoir un fonds d’archives mais celui-ci doit être entièrement sécurisé.

7 étapes qui constituent une GED :
• l’acquisition de documents, il faut avoir une acquisition directe de l’information en mode numérique ou il faut procéder à la conversion de documents numérique de manière analogique ou si on fait une GED (par exemple de la ressource documentaire sur Internet), on doit collecter et assembler des documents déjà numériques.
• le formatage (s’il s’agit de texte on va définir des règles typographiques, s’il s’agit d’image on va définir des formats spécifiques …)
• le traitement : par rapport à nos données, est-ce que c’est un processus réversible ou irréversible ?
• l’indexation. Les deux grands types d’indexation sont l’indexation classificatoire (basé sur une descritpion externe et synthétique) où on va mettre au point un langage qui va accentuer tout ce quiu est lié au document d’un point de vue externe ou une indexation par concept où on va s’intéresser au contenu même. Dans cette dernière, on peut trouver des mots clés.
• le stockage
• la consultation : dans le cas d’images, est-ce qu’on va mettre des moniteurs haute définition ?
• la diffusion

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B. Les objectifs et les enjeux de la dématérialisation et de l’archivage électronique
•Répond à des besoins
-consultation simultanée d’un même dossier : très important pour ce qui est réseau d’association, de banques, de pouvoir accéder à une base de données commune depuis un même endroit.
-résoudre les problèmes de consultation multi-site
-désengorger les messageries et les serveurs : la plupart des messageries des grandes entreprises ont des capacités très limitées avec notamment l’impossibilité d’envoi de pièces jointes volumineuses.
-garantir une information fiable : dans le sens où notre donnée qui a été rajouté à la GED a été validée.
-travailler à partir du document ou dossier électronique
-externaliser la conservation du papier et sécuriser les originaux
-consultation continue, intégrité et sécurité des originaux
-gagner du temps lors des recherches
-validation des documents plus rapides et plus fiables
-gagner en achat de consommables (lorsque l’on a pas à imprimer tous les documents)

•Répond à des enjeux
-Organisationnel : on optimise la gestion des données et on évite la redondance d’information
-stratégique : on va faire un choix par rapport aux données que l’on va conserver qui participe à notre activité.

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Que ce soit de la GED ou du SAE, c’est à peu près les mêmes étapes qu’il faut suivre.
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III. Les différentes étapes d’un projet de dématérialisation et d’archivage électronique

Un système de gestion d’information doit respecter un certain processus à savoir quelles informations on souhaite préserver et conserver.
Quels sont les acteurs qui vont jouer dedans ?
La direction de l’entreprise, les professionnels informatiques, le gestionnaire, un juriste, des responsables de processus (qui connaissent le processus métier et des contraintes à respecter), des professionnels de la documentation (archiviste, documentaliste…)
+ les intervenants extérieurs (consultants, prestataires, autorités…) et les risk manager (pour les grandes entreprises)
Il faut aussi des professionnels de la documentation (archiviste, documentaliste…)
A.L’étude préalable
Dans l’étude préalable, on est une entreprise et on évolue dans un contexte. Il faut essayer de donner une vision globale de l’entreprise. Savoir dans quel environnement économique, législatif on évolue ? on va mettre en avant le statut de l’entreprise (association …), la législation qui la définit (SARL, multinationale avec filiale sur le territoire français, le secteur d’activité … si une entreprise privée, quels sont les concurrents ?)
On va mettre en avant la sensibilité de l’organisme en fonction de la dématérialisation. On va identifier les procédures de gestion documentaire et d’archivage, les pratiques documentaires …
De quelle manière il est organisé ? Définir les acteurs.
On peut également faire des entretiens aux termes des personnes du processus métier.

-insertion du mode de gestion d’un processus métier avec les processus existants
On va essayer de voir dans quelle mesure notre système de documents va encadrer les processus qui existent déjà.
-étude de faisabilité
Prouver que le projet est techniquement faisable et surtout économiquement rentable.
-connaissance de l’entreprise
Trouver un organigramme, leur site internet, s’il y a un intranet, s’il y a un code de déontologie ou de bonne pratique ou un règlement intérieur.
-différents outils internes à utiliser
-méthodologie de l’étude préalable
Déterminer les paramètres des activités, définir des interactions entre chaque activité.

5 questions autour de l’étude préalable
Quels sont les objectifs du projet en termes de qualité, de temps et de coût ?
Quelles sont les contraintes à prendre en compte ?
Déterminer les ressources nécessaires pour mener à bien ce projet.
Se demander les impacts attendus sur l’organisation de ses acteurs.
La communication doit être mise en œuvre et vers quel public ?
B. Analyse de l’existant et du processus métier
Le but de cette phase est d’analyser des activités et des méthodes de travail permettant une bonne méthode de compréhension des relations entre les activités de l’organisme et ses documents. Dans cette phase, on identifie les données reçues dans le cas de chaque métier.
-Analyse des activités existantes
On doit repérer les points forts et points faibles et déterminer les exigences. Il faut cerner l’organisation documentaire et archiviste de chaque processus métier.
En fonction de la taille de l’organisme, cette analyse peut prendre un certain temps. Il faut énoncer entre autre les supports à disposition.
-Processus
Le processus métier est l’ensemble d’opérations ou d’activités réalisées par des acteurs avec et à ‘laide d’outil selon des processus et des règles en vue d’une finalité pour l’organisme.
Analyse du processus métier : on va s’intéresser au temps passé à la réalisation de la vente, au logiciel utilisé, au document que le vendeur a à traiter, le volume qu’il a à imprimer, son degré d’intégration dans l’entreprise et ses éventuelles interactions avec les autres processus de l’entreprise.
-Méthodologie
-Grille d’évaluation
- Documents et données produits et reçus dans le cadre du processus métier.
Pourquoi est-ce que ces documents sont créés et collectés ? Quelle est leur utilité ? Qui sont les producteurs ? est-ce que ce sont des sources externes ou internes ?
- Utilisation et consultations
Est-ce qu’ils ont un cycle de vie particulier ? Intérêt pour le profil des utilisateurs. Déterminer la fréquence d’utilisation (quotidienne ? à la demande ? prévue ?), le type de consultation (simultanée ? limité à un certain nombre d’accès ?). Est-ce qu’il y a un délai dans l’accès à cette information ?
- Type d’information
- Sensibilité de l’information
Est-ce qu’elle est vitale ? critique ? standard ? (par exemple, à l’hôpital les données sont vitales pour le fonctionnement) Dans quelle mesure est-elle vitale ?Dimension de gesiton de risque.
- Organisation documentaire
Est-ce qu’il y a une politique documentaire qui existe ou pas ? (plan de classement, ..)
- Organisation de la conservation et du stockage
En terme de support, en terme de format, en terme de durée de conservation, en terme de sort des documents (est-ce qu’ils doivent être détruits ou pas ?). Si déjà un système de gestion documentaire, est-ce qu’il faut le prendre en compte ?
- Volumétrie
La grille d’évaluation permet de dire à l’entreprise s’il serait bon de mener un projet de dématérialisation ou pas.
- Valeur de l’information
La valeur juridique, la valeur informationnelle ou documentaire (aucune exigence légale mais valeur informationnelle qui permet en général un certain savoir-faire), la valeur historique (par rapport au document qui existe, on est davantage dans un fonds patrimonial).


FIN

C. Analyse des risques
-les risques et les menaces qui pèsent sur l’information elle-même, et sur les systèmes de gestion
-les risques que l’on pourra éliminer ou diminuer
-les effets que l’on pourra limiter
-les impacts sur l’organisme
-les modifications à envisager quant au déroulement du projet en raison de ces risques et menaces


D. Analyse des besoins
-décrire le projet et son périmètre
-méthodologie utilisée pour déterminer l’expression des besoins
-présentation des informations
-positionner le projet
-positionner le processus métier
₋expliquer à quoi va servir ce projet
₋démontrer ce que l’organisme peut attendre de ce projet
₋expliquer les intérêts au quotidien pour les utilisateurs
₋expliquer les risques
₋expliquer comment va se dérouler le projet
₋décrire les solutions envisagées pour satisfaire le besoin
₋décrire les relations
₋tenir compte de l’existant
₋donner des indications
₋définir le niveau de sécurité attendu

E. Cahier des charges
-Politique d’archivage
-Éléments d’une politique d’archivage
-Contenu du cahier des charges d’un projet de dématérialisation ou d’archivage électronique
-Critères de choix
-Mise en œuvre

Partie C: La méthode de conduite de projet multimédia
6 étapes du projet multimédia
1. Conception générale du projet
2. L’extension du concept et l’organisation des ressources
3. Gestion des contenus et réalisation de la maquette fonctionnelle
4. Développement informatique
5. Édition et promotion du produit
6. Suivi, évolution et mise à jour du produit

Étape 1 : Des besoins aux objectifs
-Phase 1: Version préliminaire

méthode QQOQCCPC
analyse SWOT
-Phase 2: étude de marché

grille d’analyse marketing
RECO
-Phase 3: cahier des charges (version 2 du produit)

Les spécifications du commanditaire
Les objectifs du produit
Le public-cible
La typologie des informations, leur nature et leur qualité
La structure du produit
Les délais
Les choix techniques

-Phase 4: le dossier de proposition
Présentation du concept de navigation
Synopsis détaillé
Éléments de la charte graphique
Scénario (extraits)
Évaluation du contenu des médias
Identification des ressources informatiques
Présentation des équipes de réalisation et de production
Engagement sur un budget prévisionnel et les délais
Dépôts auprès de l’agence pour la protection des programmes (APP)

- Phase 5: contrat de réalisation, pré-montage financier et juridique (+ contrat co-production)

Étape 2: L’extension du concept et l’organisation des ressources
-Phase 6: Arborescence détaillée (principe de navigation)

-Phase 7 : Design visuel et validation de la charte graphique

Finalisation de l’identité visuelle
Conception de l’écran titre
Conception du sommaire
Conception des pages types
-Phase 8: Storyboard, inventaire des médias et recherche des médias

-Phase 9: Solution informatique et audiovisuelles, définition des tâches et choix des collaborations
Sélection des logiciels envisagés
Définition du mode de production audiovisuel et informatique
Approche des tâches
Attribution des responsabilités de production
-Phase 10 : planning de production ajusté (diagramme de Gantt) / réseau de Pert (temps, charges)
-Phase 11: Contrat de production et planning d’exécution

Préparer un planning des dépenses
Préparer un planning de production
Organiser l’environnement juridique de la production


Étape 3: Gestion des contenus multimédia et réalisation de la maquette finalisée
- Phase 12 : Acquisition et/ou création du contenu éditorial, régularisation des droits d’auteur
Capture des médias
Création des médias
Gestion des droits
- Phase 13 : Numérisation et traitement des médias
Numérisation (encodage des données )
Traitement et retouche des médias
Montage numérique
-Phase 14 : Contrôle qualité des medias
Test qualité
Vérification des graphiques et des transitions
-Phase 15 : Création graphique et pré-maquette informatique
Création des écrans, des fonds et des textures
Création des barres
Création des outils de navigation
-Phase 16 : Maquette fonctionnelle
Assemblage des écrans
Intégration des médias sur des chemins(modules) interactifs
Validation de la maquette

Étape 4: Développement informatique et pré-mastering
-Phase 17 : Intégration des médias
Intégration des médias dans la maquette
Contrôle des délais de développement
-Phase 18 : Programmation des animations
Programmation des chemins interactifs en fonction du langage de programmation choisie
Développement de séquence 3D
-Phase 19 : Tests internes du prototype

Étape 5 : Édition et promotion du produit
-Phase 21 : Révision du pré-projet
Tests
Modification des erreurs informatiques
Réalisation du projet : contrôle de la production
-Phase 22 : Politique de distribution et plan de communication
Communication produit
Conception du packaging
Contact distribution
Contact force de vente
- Phase 23 : Diffusion et exploitation du produit
Post-test
Retroplanning (modification du plan de communication en fonction des post-tests)
Argumentaire distributeur
Argumentaire force de vente
Date de mise sur le marché


Étape 6 : Suivi et mise à jour du produit
-Phase 24 : Suivi marketing
Enquête consommateur
Mailing et dépouillement
-Phase 25 : Évolution, réédition et actualisation du produit
Déclinaison du concept du produit
Liste des informations nécessaires à l’actualisation